Google Drive es uno de los sistemas en la nube más populares entre todo tipo de profesionales. Como bien sabes, permite almacenar archivos de cualquier naturaleza, compartirlos para editarlos colaborativamente en tiempo real y gestionarlos en directo sin tener que descargarlos en el ordenador. Cuando hablamos de almacenamiento de información y gestión de contenidos, esta herramienta en la nube facilita y simplifica enormemente estos trabajos. En la actualidad, el principal sistema competidor del Drive de Google es Dropbox; sin embargo, cada vez son más los profesionales que están decantándose por la primera alternativa.

A continuación, te explicamos cuáles son los principales motivos que están provocando este éxodo.

1. Almacenamiento gratuito:

Drive es una de esas herramientas provechosas que no cuestan dinero. Se encuentra disponible en versión para particulares y para empresas y pone a tu servicio desde 15 GB de almacenamiento, de los que puedes disponer con absoluta libertad.

Gracias a él, las pymes y las startups ahorran costes en servicios y mantenimiento.

2. Libertad de acceso

Cuando trabajas en el análisis de datos o como recuperador de información, la versatilidad es un valor muy atractivo. Mucho más ahora, en esta época de teletrabajo en la que lo mismo debes operar desde tu casa que desde la oficina principal de tu compañía o el hall de un hotel durante un viaje de negocios.

Con Google Drive podrás acceder a tu información desde cualquier lugar y equipo. Ni siquiera necesitas llevar contigo tu propio portátil, siempre tendrás acceso directo, a través de Internet, desde cualquier parte del mundo y con el dispositivo que tú quieras. La conexión es inmediata, fiable y segura, solo depende de la velocidad de tu banda en Internet.

3. Acceso para todos

Puedes compartir la información y permitir el acceso a cualquier persona que tú quieras. Es una ventaja habitual de cualquier sistema en la nube y, con Drive, los cambios realizados se actualizan de manera inmediata en el mismo momento en el que se efectúan. En consecuencia, no debes preocuparte de ir avisando sobre las últimas modificaciones realizadas, pues quien accede siempre se encuentra con la versión más actual.

Para los equipos de trabajo, ofrece una ventaja adicional: la posibilidad de conocer cuáles han sido los últimos cambios efectuados y quién ha sido su autor.

4. Revisiones disponibles

Al desarrollar tu trabajo, es inevitable cometer errores y tener que revisar informaciones previas modificadas en su día. Por eso, Drive incluye un periodo de un mes durante el cual podrás ver todas las versiones previas de cada documento almacenado.

La función Administrar revisiones se activa de manera intuitiva, desplegando el menú con el botón derecho sobre el archivo en cuestión y accediendo a continuación a esos documentos previos. Si te equivocaste o necesitas comparar alternativas, agradecerás mucho esta funcionalidad.

5. Modo independiente de Internet

A veces, las condiciones de Internet no son óptimas, porque falla o da problemas. Si eres un especialista itinerante, te habrá tocado enfrentarte a este inconveniente a menudo. Google Drive te facilita enormemente las cosas, ya que te permite trabajar de manera offline, sin estar conectado, lo que te resultará sumamente práctico en estas circunstancias especiales.

6. Facilidad de uso

La sencillez es una de las características mejor valoradas de esta herramienta en la nube. Y no solo porque su manejo es intuitivo, fluido y muy fácil de administrar. Se desarrolla mediante carpetas, como cualquier equipo informático, y no cuesta nada realizar la tarea requerida, desde nombrar a eliminar, crear o duplicar documentos antes de archivarlos.

Además, no exige realizar descargas ni instalaciones de ningún tipo. Por lo tanto, podrás acceder en unos segundos y empezar a trabajar desde cualquier sitio al instante.

7. Escaneo de documentos

El procedimiento es inmediato. Toma una foto de ese documento en papel, súbela a Drive y, al momento, la tendrás almacenada automáticamente como pdf.

Verás qué bien te viene a la hora de guardar facturas, albaranes, cartas, recibos y otros documentos administrativos.

8. Colaboración comunitaria

Google Drive hace que trabajar en equipo sea muy sencillo gracias a sus funcionalidades, como la posibilidad de crear documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo y otras creaciones informáticas. Una vez en este entorno, varias personas pueden trabajar en ellos indistintamente, a partir del momento en el que les has enviado por email el correspondiente permiso.

Se trata de una función muy útil, profesionalmente hablando, para interactuar con los equipos multidisciplinares o con el propio cliente en el desarrollo de los distintos proyectos.

9. Diversidad de formatos

Esta es otra de las ventajas técnicas más valiosas para los profesionales de la información. Evidentemente, los formatos habituales de Office tienen cabida en este espacio, por ejemplo .doc, .xls y .ppt. Pero, además, también cabe la posibilidad de almacenar numerosas alternativas, por ejemplo WeVídeo y Pixlr.

Asimismo, admite la posibilidad de encriptar esos archivos para que queden blindados y resulten inaccesibles a cualquier persona, ya sea un miembro de tu equipo o un desconocido de la red

De hecho, cuando codificas tus archivos con una contraseña, ni siquiera el propio Google es capaz de leerlos.

10. Una extensión de tu negocio

La aportación a un negocio de Google Drive es fabulosa. Sus usuarios disponen de un espacio exclusivo, con gran capacidad de almacenamiento, sin dependencias de equipos, lugares o dispositivos y con una incomparable versatilidad. No solo es un lugar de almacenamiento de la información, también un escritorio de trabajo que te facilitará muchísimo tu actividad habitual.

Conclusiones

Google Drive es uno de los sistemas en la nube más populares entre profesionales. Ofrece una serie de ventajas, tales como almacenamiento gratuito, libertad de acceso, acceso para todos, revisiones disponibles, modo independiente de Internet, facilidad de uso, escaneo de documentos, colaboración comunitaria, diversidad de formatos y una extensión de tu negocio. Estas características hacen que sea una herramienta valiosa para profesionales en recuperación de datos y análisis de datos. Aunque Dropbox es el principal competidor de Google Drive, cada vez son más los profesionales que optan por esta última debido a sus ventajas.

Fuente: IMF